Aufträge für Schmuck & Uhren einfach managen

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Aufträge für Schmuck & Uhren einfach managen
Anfänger Prozesse

Joinpoints für Juweliere, Goldschmiede & Uhrmacher - so gehts!

Video-Tutorial

Joinpoints ist die perfekte Software zum Managen von Prozessen, Arbeitsabläufen, sowie zum Speichern von Informationen und Kunden. Darum verwundert es wohl kaum, dass Joinpoints auch das perfekte Tool für dich als Juwelier, Goldschmied oder Uhrmacher ist. 

So gehts: 

All deine aktuellen Aufträge findest du im Ordner „Aufträge“. Diese kannst du in einer Prozesspipeline darstellen lassen, um so einen Überblick über den Fortschritt eines jeden Auftrages zu erhalten. 

Jeder Prozess besteht aus mehreren Phasen, welche bereits vordefiniert sind. Hinter einer jeden Phase sind Aufgaben hinterlegt. die Joinpoints völlig automatisiert ausgibt. Diese Aufgaben sind einzelne Schritte deines Auftrages, die erledigt werden müssen. Das kann zum Beispiel das Erstellen einer 3D-Zeichnung sein. 

Die einzelnen Tasks werden von Joinpoints ganz automatisch ausgegeben.

Prozesse und Aufgaben können auch ganz individuell erstellt und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden - und zwar im Joinpoints-Baukasten. Wie das funktioniert, erfährst du in unserem Demo-Tutorial.


Prozesspipeline Juweliere

Abb.: 1

Die Prozesspipeline ist bereits mit vordefinierten Phasen gefüllt. In der ersten Phase „Definiert“ werden etwa alle neuen Aufträge gesammelt. Mittels Drag & Drop kannst du ganz einfach die einzelnen Aufträge in die nächste Phase schieben. Wird der Auftrag in die Phase „Anfrage“ geschoben, startet dein Prozess. Wird die Anfrage nun bearbeitet, gelangts du in die nächste Phase deines Prozesses - „Zeichnung und KV“. In dieser Phase werden die ersten Aufgaben ausgegeben, mit denen du direkt loslegen kannst. Hast du nun die Aufgaben dieser Phase erledigt, beginnt die „Rücksprache“- Phase mit dem Kunden. Danach geht es weiter mit der „Bestellphase“, welcher direkt in die Phase „In Arbeit“ mündet. Ist das Schmuckstück fertig, beginnt die Phase der „Auslieferung“.   
Die „Fertig“-Phase dient als Archiv. Als Sammelbecken fungierend, werden hier alle abgeschlossenen Aufträge gesammelt und in einer Datenbank gespeichert. 

Wie erstelle ich einen Auftrag?

Über den Button  kannst du deinen ersten Auftrag erstellen und sogleich die dazugehörigen Informationen speichern. 
Ein jeder Kontakt, der bereits in deiner Datenbank gespeichert ist, wird dir automatisch vorgeschlagen. Möchtest du einen neuen Kontakt anlegen, gib einfach Vor- und Nachname ein und drücke anschließend die Tabulatortaste. Dadurch öffnet sich das E-Mail- und das Telefonnummernfeld.
Steht hinter dem eingetragenen Kontakt ein Unternehmen, dann ist auch das Feld „Organisation“ auszufüllen. 
„Name des Joinpoints“ – hier trägst du den Namen des Auftrages ein – z.B.: Auftrag Ring für Mayer. Außerdem hast du die Möglichkeit ein Auftragsvolumen zu definieren. Zudem kannst du deinem Auftrag weitere Eigenschaften hinzufügen, und zwar unter „Weitere Optionen“. Das ist allerdings optional und kann zu jeder Zeit nachgeholt werden. Eigenschaften wären zum Beispiel: die jeweilige Katergorie (Ring, Kette…), Legierung, Farbe usw.

Auftrag erstellen

Abb.: 2


Klicke nach Ausfüllen der Maske auf 
. Joinpoints springt nun direkt in die Auftrags-Ansicht hinein. 

Auftrag Juwelier


Abb.: 3

Auf der linken Seite siehst du nun alle wichtigen „Auftragsdetails“. Im Folgenden erklären wir dir einzelne, erklärungsbedürftige Einträge:

Kunde: Ganz oben im Feld befindet sich der eingetragene Kunde. Klickst du nun auf den Kunden, gelangts du direkt in die Kundendatei. 

Bestellnummer: Wirfst du einen Blick unter „Auftragsdetails“ findest du die „Bestellnummer“. Diese ist eine fortlaufende Nummer, die automatisch für alle Aufträge im Hintergrund generiert wird. Auch Interne Nummer:  Außerdem findets du unter „Auftragsdetails“ die Möglichkeit deine Aufträge anders zu nummerieren - dafür gibst du eine „Interner Nummer“ ein. 

Gold- und Steinanlieferung: Gold- und Steinlieferung gibt dir Informationen darüber, ob der Kunde Stein und Gold selbst bereitstellt oder ob man es bestellen muss.

Bearbeiter: In diesem Feld legst du die Person aus, die den betreffenden Auftrag betreuen soll.

Auftragsart: Hier kannst du zwischen Reparatur und Anfertigung wählen. Diese Auswahl ist im Baukasten beliebig erweiter- und anpassbar.

Unter „Erstansicht“ kannst du bis zu 3 Bilder des Schmuckstückes hochladen.
Unter „Eigenschaften“ kannst du weitere Eigenschaften hinzufügen, die du ganz individuell auf deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Kategorie: Hier definierst du die Kategorie deines Schmuckstückes
Gravur-DR: Trage hier eine gewünschte Gravur für die Dame ein.
Gravur-HR: Trage hier eine gewünschte Gravur für den Herren ein. 

Aus einer vordefinierten Liste kannst du ganz einfach Farbe, Legierung, Oberfläche und Steine auswählen. Diese Listen sind beliebig erweiterbar.

Steine: Die Liste der Steine ist dynamisch anpassbar. D.h.: gibst du eine Steinart ein, wird diese sofort in die Datenbank übernommen. (Achtung: Klicke dabei unbedingt auf ENTER, damit die Steinart auch wirklich der Datenbank hinzugefügt wird!)

Eigenschaften Schmuckstück


Abb.: 4

Unter „Absagedetails“ kannst du den Grund für die Absage auswählen. Auch diese Liste an Absagegründen kann mittels Baukasten-System stets erweitert und statistisch ausgewertet werden. 

In der Mitte der Auftrags-Ansicht befindet sich die Statusdokumentation. Hier können jegliche Information zum Status des Auftrages, Kundenwünsche u.dgl. festgehalten werden. Mittels Drag & Drop kannst du auch ganz einfach Bilder und Skizzen einfügen. Klicke auf ENTER oder auf das Häkchen um deine eingefügten Dokumente zu speichern. Hast du das gemacht, sind die Dokumente für alle JP-Account-Mitglieder zugänglich. Möchtest du das nicht, kannst du die Einsicht auch einschränken.
Du hast außerdem die Möglichkeit jeden Status zu kommentieren und diesem ein Emoji hinzuzufügen. 
Möchtest du deinen Auftrag personalisieren, kannst du anstelle des Dollar-Symbols  , zum Beispiel ein Foto des jeweiligen Schmuckstückes hochladen. 

Klicke dazu auf das Bearbeitungssymbol rechts oben im Bild  . Ändere dann im Anschluss mittels  das Symbol.

Der Name des Joinpoints wird automatisch mit der generierten Bestellnummer versehen. Dadurch kann ein Auftrag ganz einfach über das Lupensymbol gefunden werden. 

Suchfunktion Auftrag

Abb.: 5

Der nächste wichtige Bereich, sind die „Aufgaben“. In unserem Fall sind alle Aufgaben erledigt, weil sich der Auftrag noch in der Anfrage-Phase befindet und in dieser noch keine Aufgaben anfallen. 

Auftrag Aufgaben

Abb.: 6

Klickst du nun in die nächste Phase „Zeichnung und KV“, werden die ersten Aufgaben umgehend ausgegeben – 3D Zeichnung erstellen. 

Auftrag erste Aufgabe

Abb.: 7


Erledigt die zuständige Person diese Aufgabe, kann die Aufgabe abgehakt werden. Beim Abhaken jeder Aufgabe vergibt Joinpoints Punkte in Form von Diamanten, die in der oberen Leiste gesammelt werden können. Das ist Teil der integrierten Gamification

Diamantenanzeige


Abb.: 8


Lädst du nun die Seite neu, wird vom System – völlig automatisiert – die nächste relevante Aufgabe ausgegeben. 

Auftrage nächste Aufgabe

Abb.: 9

Wird nun auch diese Aufgabe erledigt, abgehakt und die Seite neu geladen, rutscht dein Auftrag ganz automatisch in die nächste Phase. Denn es sind nun alles Aufgaben der Phase „Zeichnung und KV“ erledigt. 

Auftrag Neue Phase


Abb.: 10

Nach diesem Schema funktioniert der gesamte Prozess. Es ist somit WICHTIG, eine jede Aufgabe - nach Erledigen - abzuhaken. 
Neben dem Typ „Aufgaben“ gibt es auch „Fragen“, die von Joinpoints gestellt werden können. 

Fragen

Abb.: 11

In dem Fall wird gefragt, ob das Angebot freigegeben ist. Wenn dem so ist, dann wird diese Aufgabe abgehakt – ansonsten wird die Aufgabe mit dem Minus abgebrochen.
Es gibt auch noch andere Status-Möglichkeiten einer Aufgabe. Folgende stehen zur Auswahl  : Erledigt, Du arbeitest dran, in Arbeit, Wartend, Fehler/Problem, Abgebrochen und Offen. 


Übererhältst du Informationen und Dokumente zur jeweiligen Aufgabe, die du für die erfolgreiche Absolvierung benötigst. 


Über 
 hast du die Möglichkeit deine Aufgaben zu bearbeiten. Neben diesem Symbol  findest du jeweilige Prozessphase. Über kann man eine zuständige Person zuteilen. 


Rechts im Feld findest du die Deadline - bis wann also deine Aufgabe erledigt werden soll.
Willst du nun deinen Auftrag abschließen, klicke auf . Möchtest du diesen erneut bearbeiten, klicke auf

Verlierst du einen Auftrag, klickst du auf und wählst einen Absagegrund aus. Die einzelnen Absagegründe kannst du ganz einfach im Baukasten definieren. 

Damit der Auftrag aus der aktuellen Auftrags-Pipeline verschwindet, musst du noch einen Ordner wählen, in den du diesen Auftrag verschieben möchtest.

Prozess abbrechen


Abb.: 12

Wandert ein Auftrag weiter in die nächste Phase, so wird dieser auch in unserer Pipeline Ansicht automatisch mitverschoben. In der Pipeline können alle Aufträge entweder in Minimal- oder Detailansicht angezeigt werden. 

Ansichten

Abb.: 13

Sie können nach Alphabet, Letzter Aktivität oder Erstellungsdatum sortiert werden.

Ansichten ABC


Abb.: 14

Unter  können verschiedene Eigenschaften direkt in der Pipeline angezeigt werden.

Tags

Abb.: 15

Wählst du zum Beispiel „Legierung“ und „Farbe“ aus, wird die jeweilige Eigenschaft hier sichtbar: 

Ansicht Eigenschaften


Abb.: 16

Einige Eigenschaften sind auch im „Status“ verfügbar.

Unter „Status“ kannst du zwischen Kategorie, Absage-Grund und Auftrags-Art wählen. 

Status Auftrag

Abb.: 17

Innerhalb der einzelnen Untergruppen, kannst du deine Objekte wieder ganz gleich mittels Drag & Drop von einer Spalte in die nächste verschieben. 

Unter „Auflisten“ sieht man eine praktische Listenansicht, die den eigenen Bedürfnissen angepasst werden kann. Unter den  können die Spalten bearbeitet werden und man kann alle Einträge als CSV downloaden, um sie in andere Listen exportieren zu können. Mittels Schnellfilter hast du die Möglichkeit, zum Beispiel nach Kategorien zu filtern – lass dir etwa nur die Ringe anzeigen.  

Auftrag Auflisten


Abb.: 18

Je nach Wunsch kannst du ganz einfach eigene Filter erstellen, um so eine bessere Übersicht zu bekommen.

Auflisten Filter

Abb.: 19


Unter „Analytics“ können einfache statistische Auswertungen vorgenommen werden – zB wie viele % der Aufträge sind Ringe und wie viel % sind z.B. Broschen.

Auftrag Analysen

Abb.: 20

Unter dem letzten Tab „Aufgaben“ passiert Ähnliches wie unter „Aufgaben“ im Auftrag. Der einzige Unterschied hier ist, dass alle offenen relevanten Aufgaben von allen Aufträgen gleichzeitig angezeigt werden, welche in der Pipeline sind. Damit hast du eine gute Übersicht, Was in Welchem Auftrag noch zu erledigen ist. Hakt man dort die Aufgaben ab, werden diese aus der Liste ausgeblendet. Du kannst die selbst aussuchen, mit welcher Aufgaben-Ansicht du lieber arbeitest! Beide Varianten führen zum gleichen Resultat.

Die Navigationsleiste


Meine Aufgaben: Unter „Meine Aufgaben“ finden sich ebenso die ausgegebenen Aufgaben,. Diese Ansicht ist allerdings erst sinnvoll einzusetzen, wenn man mit mehreren Prozessen arbeitet. 

Teams: Unter Teams können Teams bei Bedarf angelegt werden.
Kontakte: Hier findet sich die gesamte Kundendatenbank.

Stammdaten: Hier findest du Farben, Oberflächen, Legierungen und Steine.

Unternehmen & Lieferanten

Navigationsleiste

Abb.: 21

Zudem haben alle Admins Zugriff auf den zuvor bereits mehrfach erwähnten Baukasten. Dieser wird in weiterführenden Tutorials genauestens erklärt.