Was ist Joinpoints Studio und wie erstelle ich meinen ersten Prozess damit?

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Was ist Joinpoints Studio und wie erstelle ich meinen ersten Prozess damit?
Anfänger Anwendung

Erstelle dein ersten Prozess mit Joinpoints - so gehts !

Was ist Joinpoints Studio und wie erstelle ich meinen ersten Prozess damit?

Joinpoints Studio ist eine Art Baukastensystem. Hier kannst du deine gewünschten Prozesse, mit all ihren dazugehörigen automatisierten Aufgaben anlegen. Konfiguriere und verwalte deine Prozesse.

Das zweite Herzstück - wenn man so will – ist das Live-System. Es ist all das, was nicht Joinpoints Studio betrifft.

Das heißt: In Joinpoints-Studio erstellst du deine Prozesse, hinterlegst die Aufgaben, Automationen sowie die Zuteilung. Im Live-System - unter der Ordnerstruktur – findest du deinen Prozess mit den du arbeiten kannst. Die Prozess-Pipeline ist dabei stets mit den Aufgaben verknüpft, die auch immer in der „Meine Aufgaben“ – Liste ausgewiesen werden. 

1. Erstelle deinen ersten Prozess bzw. deine erste Pipeline

Klicke im ersten Schritt auf das Joinpoints Studio-Symbol  und wähle dann „Neuen Prozess + Vorlage erstellen“. Benenne deinen Prozess und erstelle deine Prozessphasen .

Prozessphase hinzufügen

Abb.: 1

Im nächsten Schritt werden deinen einzelnen Phasen, Aufgaben hinzugefügt. Nämlich solche, die automatisch und wiederkehrend angelegt werden.

Neue Aufgabe hinzufügen
Abb.: 2

Teile die Aufgabe im letzten Schritt automatisch zu. Du kannst zwischen einem Team und einer fixen Person wählen, oder aber auch eine Person über eine Nutzerrolle definieren.

Du hast dann die Möglichkeit, eine weitere Aufgabe zu erstellen, die parallel zu ersten abläuft, oder aber du erstellest eine Aufgabe, die von der ersten abhängig ist. Das hat den Sinn, dass erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, die zweite relevant wird.

Klicke dazu auf  unter der jeweiligen Aufgabe und hänge eine neue dran. 

Angehängte Aufgabe

Abb.: 3

Die zweite Aufgabe ist nun von der ersten Aufgabe abhängig. Sie wird erst automatisch vom System ausgegeben, wenn die erste Aufgabe in der to-do-Liste unter „Meine Aufgaben“ abgehakt wird.

Angehängte Aufgabe 2
Abb.: 4

2. Was durchläuft meinen Prozess?

Nachdem du die einzelnen Prozessphasen definiert und diesen einzelne Aufgaben zugewiesen hast, ist dein Prozess fertig . Nun gilt es festzulegen, was deinen Prozess durchläuft (etwa ein Projekt, eine Aufgabe u.dgl.).

3. Eigenschaften festlegen

Ein jedes Projekt, jede Aufgabe - eben all das, was die Prozess-Pipeline durchläuft - braucht Eigenschaften. Diese sind wichtig, um zum Beispiel zu einem späteren Zeitpunkt kleine statistische Auswertungen zu machen. Mögliche Eigenschaften können sein: die Unternehmensgröße, der Lifecycle-Status, Empfehlungen… 
Nähere Infos zum Thema „Eigenschaften“ findest du hier.

4. Ordner erstellen

Sind nun die Eigenschaften festgelegt , wird im folgenden Schritt ein Ordner erstellt, der Ort an dem dein Projekt abgespeichert wird. 
Nach Ordner-Erstellung gelangst du direkt in deine Prozess-Pipeline. Diese besteht aus den eingangs definierten Prozessphasen, sowie einer standardisierten „Definiert-„und „Fertig-Phase“. Um neue Projekte, Aufgaben u.dgl. zu sammeln und am Ende, nach Durchlaufen des Prozesses aufzufangen. 

Pipeline

Abb.: 5

5. Projekterstellung

Erstelle nun ein konkretes Objekt. Oder allgemein, ein Objekt, welches deiner Pipeline durchlaufen soll. Klicke dazu auf.
Speichere im nächsten Schritt alle nötigen Informationen zum konkreten Projekt: Kontaktdaten, Organisation, den Namen des Joinpoints und das Auftragsvolumen. Durch das Einfügen der Kontaktdaten fütterst du zugleich deine Kontakt- und Firmendatenbank. Der Eintrag wird völlig automatisiert mit deiner Kontakt- und Firmendatenbank verknüpft.

Projekt erstellen 2

Abb.: 6

Direkt im Projekt angekommen, kannst du nun sämtliche Informationen, die das konkrete Projekt betreffen dokumentieren. Das ist die sogenannte Timeline.
Unter „Aufgaben“ findest du nun alle Tasks, die du am Beginn im Schritt 1 angelegt hast. 

Studio Aufgaben
Abb.: 7

6. Starte deinen Prozess

Durch Klick auf deinen Ordner, gelangst du automatisch in deine Prozess-Pipeline und kannst nun deinen Auftrag losschicken. Verschiebe dein Objekt (hier: Projekt) ganz einfach mittels „Drag & Drop“, in die erste Phase. Damit wird der Prozess völlig automatisch gestartet. 

Studio Drag and Drop
Abb.: 8