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Wie sieht der Einsatz von Joinpoints in Unternehmen eigentlich wirklich aus?
Welche Herausforderungen bringt die Implementierung mit sich?
Diese Fragen hat sich Paul Stanzenberger, Geschäftsführer der teamazing GmbH in Graz, gestellt und ein Resümee über das Tool gezogen.
Vor gut einem Jahr war ich auf der Suche nach einer modernen Customer Relationship Management (CRM) – Lösung: Die endlos langen Excel-Listen kamen langsam aber sicher an ihr Ende. Die Ladezeit der Liste betrug schon mehrere Minuten und wiederkehrende Kunden konnte man auch nur schwer erfassen.
Da ich in meiner früheren Karriere bereits mit Jakob erfolgreich zusammengearbeitet hatte, bin ich schlussendlich auf das Tool Joinpoints gestoßen.
Als Jakob mir dann die Beta-Version des Tools gezeigt hat, sah ich darin einen Rohdiamanten für unsere Geschäftsprozesse bei teamazing.
Wir bei teamazing veranstalten Teambuilding-Events für Unternehmen und begeistern diese dafür, ihr volles Potential durch effektive Zusammenarbeit der einzelnen Teams zu entfalten. Wir arbeiten also sehr projektbezogen und sind im klassischen Dienstleistungssektor zuhause.
Wertvolle Schlüsse aus der Konfiguration
Im Zuge von aneinandergereihten Workshops haben wir sowohl intern als auch in Zusammenarbeit mit Jakob versucht, unsere Prozesse und Aufgaben des Berufsalltages zu definieren und zu strukturieren.
So wurden zum Beispiel Aufgaben, wie das Nachtelefonieren einer Anfrage, klar in den Vertriebsprozess integriert und die Aufgabe, sich beim Kunden über die Ziele der Veranstaltung zu informieren, im Eventprozess aufgenommen.
In dieser Strukturierungsphase wurde mir klar, dass ich eigentlich nicht nach einem reinen CRM, sondern vielmehr nach einem Werkzeug suchte, welches die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf prozessorientierter Basis bewerkstelligen kann.
So wird ein Event nicht als „Verkauf“, wie im klassischen CRM abgeschlossen, sondern vielmehr von anderen Mitarbeiter:innen im gleichen Projektmanagement-Tool weiterbearbeitet.
Einheitlich und transparent
Zu diesem Zeitpunkt sah ich den Vorteil vor allem im einheitlichen Informationsfluss. Davor mussten die Daten des Kunden, Events, Locations, Wünsche, Ziele usw. von der Excelliste, Emails und Notizzetteln erst in einem gesonderten Prozessschritt gesammelt und an den zuständigen Eventmanager (Projektleiter) übergeben werden. Dabei gingen leider nur zu oft Informationen verloren.
So sah dann der erste Prozess mit 4 Phasen aus:
1. Angebot verschickt
2. Event verkauft
3. An Eventmanger:in übergeben
4. Event durchgeführt
Hinter jeder dieser Phase wurden auch viele Aufgaben hinterlegt, die automatisch der zuständigen Person aufgetragen wurden.
Dabei war es mir auch wichtig, dass die Aufgaben immer erst dann „relevant“ werden, wenn die Aufgabe auch zu erledigen ist.
Zum Beispiel sollte die Abschlussrechnung erst dann erstellt werden, wenn das Event durchgeführt worden ist und der Eventmanager alle notwendigen Informationen des Events weitergegeben hat.
Zudem sollte sie dann innerhalb von wenigen Tagen erstellt werden, um unsere Liquidität nicht unnötig zu belasten.
Leicht verständlich
All diese Aspekte konnte ich in das Tool integrieren, ohne dabei irgendwelche Programmierkenntnisse zu haben. Am Ende der Konfiguration wurden alle notwendigen Aufgaben automatisch und termingerecht erstellt und der richtigen Person zugeteilt. Die offenen Aufgaben sieht jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin übrigens auf dem Dashboard. Das sogar inklusive einer Priorisierung.
Effizienzsteigerung im Team
Die schwierigste Phase beim Implementieren eines neuen Tools ist mit Sicherheit immer jene, bei der die Mitarbeiter:innen die ersten Gehversuche starten:
Mir war es wichtig, dass zuerst nur der Vertrieb mit dem Tool (als CRM) arbeitete und es erst dann sukzessive auch von anderen Mitarbeiter:innen benutzt wird.
Zu meinem Überraschen war dieser Übergang so schnell und reibungslos, dass die Eventmanager es kaum erwarten konnten, auch endlich mit Joinpoints zu arbeiten.
Sie sahen die Vorteile im Vergleich zur Excellösung sehr schnell und eindeutig, was natürlich nicht in jedem Unternehmen der Fall sein wird. Dazu trägt wahrscheinlich auch der junge Altersdurchschnitt und die technische Affinität unserer Mitarbeiter:innen bei.
Das Belohnungssystem
Ein Schlüsselfaktor für die Effizienzsteigerung, den ich übrigens lange Zeit unterbewertet habe, ist das Belohnungssystem von Joinpoints.
Es ist simpel, wie auch effektiv: Mit jeder abgehackten Aufgabe bekommt man Punkte — mehr, wenn man sie schnell und innerhalb der Deadline schafft und eben weniger, wenn nicht. Zusätzlich erklärte mir Jakob, dass noch viele weitere Aspekte aus der agilen Arbeitswelt hineinfließen.
Das Gehirn schüttet nämlich bei jedem Abhacken einer Aufgabe Dopamin aus.
Einmal bemerkte ich sogar, dass ich selbst vor dem Abhacken einer Aufgabe noch schnell den Lautsprecher meines Laptops einschaltete, um den nachfolgenden Ton hören zu können.
Die Integration anderer Bereiche
Nach der erfolgreichen Abbildung unseres Eventprozesses stand die Integration weiterer Prozesse an.
Joinpoints lässt einem dabei freie Hand und man kann jegliche Aufgaben und Prozesse individuell gestalten.
Die Vernetzung der einzelnen Abteilungen und Arbeitsbereiche bringt natürlich viele Vorteile mit sich:
Von der einheitlichen Dokumentation, bis hin zu einer gesamtheitlichen Übersicht des Betriebes. Aus diesem Hintergrund haben wir dann relativ schnell auch andere Prozesse über Joinpoints abgebildet.
Mittlerweile laufen zusätzlich auf folgende Prozesse über Joinpoints:
- Unser Bewerbungsprozess
- Prozess der Wahl einer Partnerlocation
- Produktentwicklungsprozess
Jetzt können Bewerber:innen direkt in unsere Mitarbeiterdatenbank wechseln und dann bei Events als Mitarbeiter:innen eingeteilt werden. Und all das, ohne einen verschwendeten Klick oder eine verloren gegangene Information.
Das Resümee
Nachdem wir Joinpoints nun seit einem halben Jahr im Einsatz haben, kann das gesamte Team von teamazing das Tool sehr empfehlen. Die optische & intuitive Gestaltung, zusammen mit den vernetzenden & automatisierenden Aspekten machen Joinpoints zu einem sehr wertvollen und effizienzsteigernden Tool.
